Conditions d'utilisation

Mis à jour le 26 mai 2026

Les présents termes et conditions d’utilisation (les « Conditions ») régissent l'utilisation de la plateforme « GPS » (ci-après le « Logiciel ») par les établissements clients (ci-après le « Client ») et constituent, avec la soumission acceptée par le Client, le contrat entre Gestion Portail Santé (ci-après « GPS ») et le Client.

  1. Services fournis

    GPS s'engage à fournir au Client :

    a) L'accès au Logiciel selon les modalités prévues à la soumission;

    b) Le support technique tel que décrit dans la soumission;

    c) L'hébergement sécurisé des données;

    d) Les mises à jour du Logiciel.

  2. Acceptation : L'acceptation de la soumission par le Client constitue l'acceptation des présentes Conditions. Les droits d’utilisation par les utilisateurs sont également conditionnels à l’acceptation des Conditions. En cliquant sur le bouton « J’accepte » et, par la suite, en utilisant le Logiciel, l’utilisateur accepte d’être lié par les présentes modalités. GPS se réserve la possibilité de révoquer les droits d’utilisation si les Conditions ne sont pas respectées.
  3. Utilisateur et accès au logiciel : Les utilisateurs du Logiciel doivent être des employés ou mandataires autorisés du Client, âgés de plus de 13 ans. L'utilisation de procédés automatisés pour créer des comptes ou accéder aux services est interdite. Chaque utilisateur doit disposer d'un compte individuel qui ne peut être partagé.
  4. Administrateur : Le Client doit désigner un représentant qui agira en tant qu’administrateur système. L'administrateur est responsable de la création et de la gestion des comptes utilisateurs, ainsi que de l'application des politiques d'accès conformément aux présentes Conditions.
  5. Code d’utilisateur et mot de passe : Pour accéder au Logiciel, l’utilisateur doit utiliser le code d’utilisateur et le mot de passe transmis par l’administrateur. L’utilisateur peut modifier son mot de passe en tout temps. L'utilisation combinée du code d'utilisateur et du mot de passe constitue la signature de l'utilisateur qui doit prendre toutes les mesures nécessaires pour garder son code d'utilisateur et son mot de passe confidentiels. Si l'utilisateur a des motifs raisonnables de croire qu'un tiers a ou pourrait avoir accès à son code d'utilisateur et à son mot de passe, l'utilisateur doit sans délai en aviser GPS au 418 525-3041 Poste 3 ou à l’adresse admin@gestionportailsante.com.
  6. Obligations de l’utilisateur : L'utilisateur s'engage, par les présentes, à utiliser le Logiciel selon les usages et l'étiquette reconnus. À cet égard et de façon non limitative, l'utilisateur s'engage à :
    • N’utiliser le site qu’aux fins pour lesquelles vous avez obtenu des privilèges d’accès;
    • N’inscrire que des renseignements exacts et à jour;
    • Garder confidentiels les renseignements personnels auxquels l’utilisateur a accès en utilisant le site;
    • Ne pas usurper l’identité d’un autre utilisateur;
    • Ne pas compromettre ou tenter de compromettre les mesures de sécurité du système mises en place par GPS;
    • Ne pas volontairement rendre le système inutilisable.
  7. Conditions financières : Le Client s'engage à payer les frais prévus à la soumission selon les modalités qui y sont précisées. Tous les montants sont en dollars canadiens et n'incluent pas les taxes applicables. GPS se réserve le droit de modifier ses tarifs, avec un préavis de 30 jours. Cette modification ne pourra être inférieure à l’indice des prix à la consommation (IPC) du Québec publié par Statistique Canada. Aucune réduction ne sera appliquée si l’IPC est négatif. Des frais de 50$ seront facturés pour tout paiement refusé pour insuffisance de fonds.
  8. Protection des renseignements personnels : GPS, en tant que fournisseur de services, met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à ses processus internes établis, pour protéger la sécurité et la confidentialité des renseignements contenus dans le Logiciel, tout en respectant les obligations légales applicables. Toutefois, le Client demeure entièrement responsable des données qu'il dépose sur le portail et s'engage à respecter toutes les dispositions législatives applicables. Le Client garantit qu'il a obtenu tous les consentements requis pour le traitement des renseignements personnels qu'il confie au Logiciel. GPS a mis en place une Politique de confidentialité détaillant ses pratiques. Néanmoins, la gestion des droits d’accès, les équipements informatiques et les logiciels utilisés par le Client peuvent avoir une incidence sur la sécurité des renseignements personnels, le Client doit donc être particulièrement vigilant à cet égard.
  9. Rétention et destruction des données : Tant et aussi longtemps que l’abonnement au Logiciel est en vigueur, GPS conserve les données des résidents du Client pour une durée de cinq (5) ans suivant le départ du résident. Le Client qui désire conserver les données pour une période plus longue que cinq (5) ans doit s’assurer d’extraire les documents PDF et de demander l’export des données dans un format PDF pour les notes et Excel ou CSV pour les autres données électroniques avant la fin de la période de cinq (5) ans.
  10. Incident de confidentialité et enquête : En cas d'incident de confidentialité, GPS avisera le Client par téléphone et/ou par courriel dans les meilleurs délais, suivi d'un avis écrit détaillé dans les quarante-huit (48) heures. L’avis décrira la nature de l'incident, les renseignements touchés et les mesures correctives prises ou prévues.

    GPS prendra toutes les mesures raisonnables pour mettre fin à l'incident, en atténuer l'impact et prévenir sa récurrence. GPS collaborera pleinement avec le Client dans toute enquête.

    GPS n’informera aucun tiers d’un incident de confidentialité sans le consentement écrit préalable du Client, sauf si GPS y est légalement tenue. Les Parties collaborent pour savoir s’il y a lieu de fournir un avis de l’Incident de confidentialité à toute personne, Autorité gouvernementale, médias ou autre partie et le contenu d’un tel avis. Le Client prendra la décision finale quant à savoir si un ou plusieurs avis sont nécessaires, si l’avis était fourni et à qui, le contenu de l’avis, et quelle partie serait le signataire de l’avis. Le Client peut, à sa seule discrétion, déterminer, sous réserve de toute loi applicable, s'il convient d'informer tout organisme chargé de l'application de la loi ou tout assureur.

  11. Exonération de responsabilité : GPS ne peut en aucun cas être tenue responsable de dommages, qu'ils soient directs ou indirects, sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle prouvée. GPS décline expressément toute responsabilité pour les dommages indirects, accessoires ou punitifs résultant de :
    • L’utilisation ou l’impossibilité d’utiliser le Logiciel;
    • L’inexactitude des renseignements contenus dans le Logiciel;
    • L'inexactitude des renseignements que le Client ou l'utilisateur fournit;
    • La conduite d’un tiers;
    • Une brèche de sécurité et de la divulgation de renseignements confidentiels en résultant;
    • L’utilisation d’équipements informatiques ou de logiciels non sécurisés.
  12. Réserve de droit : GPS se réserve le droit de suspendre sans préavis l’accès d’un utilisateur qui contreviendrait aux présentes Conditions et/ou de supprimer les contenus non conformes à toute loi ou règlement.
  13. Absence de garantie : GPS s'engage à fournir le Logiciel avec une disponibilité cible conforme aux pratiques du marché. Toutefois, GPS ne garantit pas que le Logiciel sera exempt d'erreurs ou disponible sans interruption. Le contenu du Logiciel, incluant les textes, graphiques, outils interactifs et autres composantes ou services a pour seul but de fournir de l'information aux utilisateurs.
  14. Limitation de responsabilité : En aucun cas la responsabilité totale de GPS, qu'elle soit contractuelle ou autre, ne dépassera le montant total des sommes payées par le Client à GPS au cours des douze (12) mois précédant l'événement donnant lieu à la responsabilité.

    GPS ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, incluant sans limitation la perte de profits, de revenus, de données ou d'opportunités commerciales, même si GPS a été informée de la possibilité de tels dommages.

    Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute lourde, de faute intentionnelle, de violation des obligations de confidentialité ou des réclamations liées à la propriété intellectuelle.

  15. Force majeure : GPS ne sera pas tenue responsable d'un retard ou d'un défaut d'exécution résultant d'événements indépendants de sa volonté raisonnable, incluant sans limitation : catastrophes naturelles, actes de terrorisme, guerres, épidémies, pannes de réseau Internet, défaillances d'infrastructures de télécommunications, ou décisions gouvernementales. Durant ces événements, GPS pourra suspendre temporairement ses services sans pénalité, tandis que les obligations de paiement du Client demeurent en vigueur sauf impossibilité légale absolue.

    GPS notifiera promptement le Client de tout événement de force majeure et fera ses meilleurs efforts pour rétablir les services. Si l'événement perdure plus de soixante (60) jours consécutifs, GPS pourra résilier le contrat moyennant un préavis écrit de quinze (15) jours.

  16. Décharge de responsabilité médicale : GPS agit uniquement à titre de fournisseur de plateforme technologique et n'assume aucune responsabilité quant au contenu médical, aux données ou aux informations que le Client dépose, traite ou utilise dans le Logiciel. Le Client reconnaît et accepte que GPS ne fournit qu'un outil informatique et n'intervient d'aucune façon dans le contenu des données ou dans les décisions prises par le Client ou ses utilisateurs. Toute utilisation du contenu disponible dans le Logiciel, incluant les décisions médicales ou administratives qui en découlent, relève de la seule responsabilité du Client. GPS décline expressément toute responsabilité, directe ou indirecte, concernant l'exactitude, la pertinence, la complétude ou l'utilisation des informations contenues dans le Logiciel, ainsi que toutes les décisions prises sur la base de ces informations, ces responsabilités incombant exclusivement et entièrement au Client et à ses utilisateurs autorisés.
  17. Résiliation de l’abonnement par le Client :  Le Client peut résilier son abonnement en tout temps moyennant un préavis écrit de trente (30) jours. Aucun remboursement ne sera accordé pour la période d'abonnement déjà entamée. Le Client qui désire résilier son abonnement au Logiciel doit communiquer à l'adresse admin@gestionportailsante.com. GPS effectuera la modification dans un délai raisonnable ne dépassant pas 30 jours ouvrables et en informera le Client par voie électronique. Si le Client avait eu droit à un échelonnement des paiements des frais initiaux, il reste responsable de ces frais jusqu'à ce qu'ils soient acquittés.
  18. Résiliation de l’abonnement par GPS : GPS peut résilier immédiatement le contrat en cas de manquement substantiel du Client qui n'est pas corrigé dans les quinze (15) jours suivant une mise en demeure écrite. GPS peut suspendre l'accès immédiatement en cas de (i) non-paiement persistant après mise en demeure, (ii) violation des présentes ou (iii) activités compromettant la sécurité du système.
  19. Accès aux données : Suivant la résiliation, GPS conservera les données du Client pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours, durant laquelle le Client pourra extraire les documents qui ont été déposés et demander l’export des données électroniques en format CSV. Les notes au dossier seront exportées en format PDF. Passé ce délai, les données seront définitivement supprimées par GPS.
  20. Marques de commerce : Tous les logos, appellations commerciales, noms de produits, de services et d’entreprises qui figurent dans le Logiciel sont des marques de commerce de GPS ou de ses sociétés affiliées. Toute utilisation de ces marques est strictement interdite sans l’autorisation écrite de GPS.
  21. Lois du Québec et du Canada : Les présentes Conditions sont soumises aux lois du Québec et du Canada qui régissent les activités des parties aux présentes. Toute procédure en relation avec les présentes Conditions devra être intentée dans la province de Québec. Les présentes Conditions lient les parties, leurs successeurs et leurs ayants droit.
  22. Modification des présentes Conditions : GPS se réserve le droit de modifier les présentes Conditions en tout temps, moyennant un avis de modification publié sur son site Internet. L’usage subséquent du Logiciel constituera une acceptation de ces modifications. Si le Client refuse ces modifications, il peut résilier son abonnement au Logiciel en communiquant avec le service à la clientèle au 418-525-3041 Poste 3 ou à l’adresse admin@gestionportailsante.com.
  23. Coordonnées : Pour toute information concernant les présentes Conditions ou l’utilisation du Logiciel, n’hésitez pas à communiquer avec nous au 418-525-3041 poste 3 ou à admin@gestionportailsante.com.